Organiser
Les indispensables
Voici quelques critères très simples que vous devez respecter pour organiser un Marché de petits entrepreneurs :
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Le Marché doit se tenir dans un lieu sécuritaire, qu'il soit intérieur ou extérieur. L'organisateur doit s'assurer d'être conforme aux règles locales pour le choix de son lieu et donc, il est recommandé de s'assurer d'avoir l'autorisation de sa ville ou de sa municipalité.
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Chaque Marché doit être organisé ou chapeauté par une organisation (ville ou municipalité, école, chambre de commerce, organisme à but non lucratif ou entreprise immatriculée à l’exception des entreprises individuelles et des travailleurs autonomes) et l'organisateur doit être autorisé à signer au nom de l'organisation. Ce critère est essentiel pour assurer le respect des Règles de financement.
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Les organisateurs de Marché doivent s'engager à faire rayonner La grande journée des petits entrepreneurs en faisant de la promotion à l'échelle locale pour recruter des jeunes et attirer des visiteurs à leur Marché et ce, en tout respect des Règles de communications.
Les types de Marchés
Il existe deux types de Marchés de petits entrepreneurs :
Marchés publics
Les Marchés publics acceptent les inscriptions de n’importe quelle petite entreprise qui souhaite y installer son “siège social”. La plupart des Marchés sont des Marchés publics et c'est ce que nous vous encourageons à privilégier.
Marchés privés
Les Marchés privés, tant qu’à eux, sont ceux organisés par et pour un groupe précis (ex. une école) et qui n’accueillent donc pas de petites entreprises de l’extérieur. La seule façon de joindre l'un de ces Marchés est par le biais de l'organisateur. Lorsque vous configurerez votre Marché privé, vous devrez définir un mot de passe que vous devrez donner uniquement à ceux que vous autorisez à joindre votre Marché. À leur tour, lorsqu'ils tenteront de s'inscrire à votre Marché, le système leur demandera le mot de passe.
Regroupements
Un regroupement n'est pas exactement un Marché, car il ne permet pas de gérer les inscriptions ni d'accéder à la Boîte à outils des organisateurs. Néanmoins, c'est une bonne solution si quelques petites entreprises (ex. des voisin(e)s, des ami(e)s et des familles) souhaitent se regrouper au même endroit. Il suffit simplement d’indiquer la même adresse dans la fiche de chaque petite entreprise. Le regroupement apparaitra naturellement sur la carte, puisque plusieurs petits points seront visibles au même endroit.
Règles à respecter
Toute personne qui souhaite organiser un Marché de petits entrepreneurs doit prendre connaissance du contenu de ces guides.
FOIRE AUX QUESTIONS DES MARCHÉS
Qui peut organiser un Marché ?
Chaque Marché doit être organisé ou chapeauté par une organisation (ville ou municipalité, école, chambre de commerce, organisme à but non lucratif ou entreprise immatriculée à l’exception des entreprises individuelles et des travailleurs autonomes). La personne-ressource qui organisera le Marché doit s'assurer d'être autorisée à signer pour l'organisation.
Par exemple, si vous êtes un parent-bénévole ou si votre statut d'employé ne vous autorise habituellement pas à signer au nom de l'organisation, demandez aux dirigeants de l'organisation de vous fournir une lettre d'autorisation. Si vous avez besoin du texte complet que vous aurez à signer, n'hésitez pas à nous contacter à marches@petitsentrepreneurs.ca
Comment faire une demande de Marché ?
- Lire les Règles de communications et Règles de financement.
- Si ce n'est pas déjà fait, créer votre compte en cliquant sur le bouton ci-dessous. Idéalement, utilisez une adresse courriel "neutre" (ex. info@), pour que le compte demeure accessible même si vous quittez votre poste dans le futur.
- Vous recevrez un courriel de confirmation pour valider votre compte. Prenez soin de vérifier vos courriers indésirables, de même que la boite "Promotions" si vous êtes avec Gmail. Si vous ne recevez rien du tout, vérifiez le niveau de protection de votre boite de courriel.
- Une fois connecté à votre compte, sélectionner l'onglet "Organiser" et compléter le formulaire électronique. Si vous ne pouvez pas le terminer en une seule visite, sachez que vous pouvez l'enregistrer et le compléter plus tard. Dans la section "Procédures pas-à-pas", vous trouverez un guide qui vous aide à répondre aux questions du formulaire. Nous vous invitons à le télécharger pour le consulter au besoin.
- Les demandes ne sont pas acceptées automatiquement. Une fois que vous avez soumis votre formulaire, votre demande sera analysée par notre équipe. Au besoin, nous vous contacterons pour préciser ou corriger certains éléments. Si tout est en conforme, votre Marché sera approuvé et il apparaîtra alors sur la carte et vous pourrez commencer à recevoir des inscriptions.
Prendre note qu'il n'est pas possible de faire une demande de Marché pour le moment. La période de demandes débutera à l'hiver pour l'édition 2024.
Je veux organiser un Marché en 2024 : tenez-moi au courant !
Comment choisir un nom pour mon Marché ?
Le nom de votre Marché est très important : vous ne pourrez pas le modifier alors choisissez bien ! L'expérience nous a poussé à mettre certaines règles pour le choix du nom afin d'éviter la confusion.
- Les mots "Marché des petits entrepreneurs précèderont toujours votre nom. Alors choisissez votre nom en le débutant par "de", "de la", "de l'", "du", "à" ou une autre préposition appropriée.
- Le nom du Marché doit permettre une identification facile. Pensez à utiliser le nom précis du lieu où le Marché se tiendra (ex.: de l'école Saint-David, du parc Arc-en-ciel de Marieville)
- Le nom du Marché ne peut pas inclure le nom d'une entreprise à but lucratif, excepté pour certains de nos partenaires.
- Le nom du Marché ne peut pas être celui d'un territoire, d'un région, d'une sous-région ou d'une MRC.
- Le nom du Marché ne peut pas inclure le nom d'une ville de plus de 10 000 habitants à moins qu'il soit organisé par la Ville elle-même et ce, seulement si ça ne porte pas préjudice à d'autres Marchés sur le même territoire. Sauf exception, le nom du Marché peut être celui d'une municipalité de moins de 10 000 habitants qu'il soit organisé par le Ville ou une autre organisation.
Où puis-je organiser un Marché de petits entrepreneurs ?
Dans n'importe quel lieu sécuritaire, qu'il soit intérieur ou extérieur : parc, stationnement fermé à la circulation, rue piétonne, gymnase, salle communautaire, etc.
Quelques éléments sont à prendre en considération dans le choix de votre lieu :
- Lieu sécuritaire
- Lieu permis selon les règles locales : assurez-vous d'obtenir l'autorisation de votre ville ou municipalité
- L'endroit attire naturellement un certain achalandage de visiteurs.
- Facultatif : accès à l'électricité, accès à l'eau, accès publique à des salles de bain
Assurez-vous de la disponibilité des lieux ciblés et, s'il s'agit d'un lieu extérieur, prévoyez idéalement un plan B (bâtisse, gymnase, etc.) à proximité qui pourrait être utilisé en cas de pluie.
Est-ce possible d'organiser plusieurs Marchés ?
Oui... et non. On vous explique :
En fait, une organisation peut décider de créer plusieurs Marchés à différents endroits (voir plus bas pour des spécifications sur les territoires de Marché).
Par contre, nous avons absolument besoin de savoir qui sera en charge pour chacun des Marchés. Par conséquent, chaque personne-ressource devra se créer un compte et remplir le formulaire de Marché. C'est pourquoi il n'est pas possible de créer plusieurs Marchés dans le même compte.
Est-ce qu'il est possible d'avoir plusieurs Marchés dans la même ville ?
Encore une fois, oui... et non. Notre équipe analyse les territoires pour décider si elle autorise ou refuse un Marché. En règle générale, une municipalité = un Marché. Mais il existe quelques exceptions. Par exemple :
- Les grandes villes sont plutôt traitées par quartier.
- Si un Marché obtient un très fort engouement et qu'il y a encore de la demande, un second Marché peut être autorisé.
- Les Marchés privés ne sont pas comptabilisés.
- D'autres raisons pertinentes aux yeux de notre équipe peuvent justifier l'autorisation de plusieurs Marchés dans une même ville.
Combien de petites entreprises dois-je accueillir dans mon Marché ?
C'est vous qui décidez !
Nous avons des Marchés qui accueillent 5 petites entreprises et d'autres qui en accueillent 70... alors tout est possible.
Dans votre formulaire, on vous demandera votre capacité d'accueil. Indiquez un nombre de kiosque possible au meilleur de vos connaissances, mais sachez que ce chiffre vise simplement à nous donner une petite idée.
VOUS DEVEZ ABSOLUMENT INTERROMPRE MANUELLEMENT LES INSCRIPTIONS LORSQUE VOUS LE JUGEZ NÉCESSAIRE.
Les inscriptions n'arrêteront pas toute seule lorsque la capacité indiquée est atteinte, car plusieurs organisateurs nous ont dit qu'ils préféraient avoir le contrôle parce qu'ils sont flexibles. Vous pouvez donc interrompre et reprendre les inscriptions à tout moment.
Quel est l'horaire de La grande journée des petits entrepreneurs ?
À part la date qui est la même partout au Québec (en 2024, ce sera le 1er juin !), l'horaire peut différer d'un endroit à l'autre. Par expérience, nous recommandons souvent aux Marchés de petits entrepreneurs d'être ouvert de 10 h à 14 h, mais votre contexte pourrait être différent.
Gardez simplement en tête que l'attention des enfants est plus courte que celle des adultes et qu'il est fort possible que des petits entrepreneurs manquent d'articles à vendre après un certain temps.
Quelles sont les informations qui apparaîtront publiquement sur ma fiche de Marché ? Puis-je les modifier plus tard ?
Ce ne sont pas toutes les informations de votre formulaire qui seront affichées publiquement. Dans le formulaire, toutes les informations publiques sont identifiées.
Sur votre fiche de Marché, les visiteurs pourront voir :
- Le nom du Marché
- La description
- L'adresse
- Le type de lieu
- Les heures d'ouverture
- Le nom et le courriel de la personne-ressource
- L'image d'entête, s'il y a lieu
- Le lien vers la page Facebook, s'il y a lieu
La seule information qu'il n'est pas possible de changer est le nom du Marché. Toutes les autres informations peuvent être modifiées en tout temps à partir de votre tableau de bord.
Que se passe-t-il une fois que mon Marché est autorisé ?
Vous pouvez commencer à l'organiser !
Il apparaîtra alors sur la carte et vous pourrez commencer à recevoir des inscriptions.
Vous verrez que votre tableau de bord aura un peu changé. Il sera séparé en trois sections :
- Résumé de votre Marché avec un bouton pour le modifier au besoin. C'est aussi en cliquant sur le bouton "Modifier" et en allant à la 2e page du formulaire que vous pourrez interrompre les inscriptions lorsque vous le jugerez nécessaire.
- Tableau des petites entreprises liées : chaque fois qu'une petite entreprise se joindra à votre Marché, vous la verrez apparaître dans cette section (en plus de recevoir une notification par courriel). Vous pouvez aussi communiquer avec les parents des petits entrepreneurs et même exporter la liste complète pour vous aider dans l'organisation.
- Boîte à outils : vous y trouverez une tonne de documents pour vous aider à organiser votre Marché (guides, visuels, listes à cocher, modèles de communications, etc.). À l'exception des Règles de communication et des Règles de financement qui sont répétées dans la Boîte à outils ainsi que des normes graphiques si vous choisissez de créer vos propres visuels, tous les autres outils sont facultatifs à utiliser : ils sont là pour vous faire penser à différents éléments d'organisation et vous aider à sauver du temps, mais selon votre contexte, il est possible que certains outils ne soient pas utiles parce que vous avez vos propres outils de travail ou parce que ce n'est tout simplement pas nécessaire. Toutes nos communications hebdomadaires sont aussi regroupées dans la boîte à outils pour vous éviter d'avoir à les chercher chaque fois dans vos courriels.
Le jour de l'événement, dois-je prévoir du personnel pour surveiller les petits entrepreneurs ?
Non ! Vous n'êtes pas une garderie et nous trouvons très important que les petits entrepreneurs vivent cette expérience avec leur parent ou adulte significatif. Par conséquent, nous expliquons aux parents dans nos communications qu'ils doivent absolument rester avec leurs enfants pendant toute la durée du Marché. C'est aussi une question de sécurité : après tout, c'est une grosse responsabilité de gérer tout son matériel, de l'argent et un achalandage de clients enthousiastes. Si des parents déposent leur enfant à votre Marché et s'apprêtent à quitter, vous avez le droit de refuser : soit ils restent avec leur enfant, soit le petit entrepreneur doit partir avec eux.
J'ai d'autres questions. Qui contacter ?
Écrivez-nous à marches@petitsentrepreneurs.ca et il nous fera plaisir de vous aider !